導入事例4-熊本県国土調査推進協議会

限られた人員とスペースで効率よく業務を遂行するため kintone を導入。年間4千万円の費用対効果を見込む。

熊本県国土調査推進協議会様は、熊本県が行う国土調査法に基づく地籍調査の成果の認証等の地籍調査に関する業務を円滑に推進するための事業を行っています。
従来のやり方に限界を感じ、kintoneベースの地籍調査事業成果認証・管理システムを導入し、業務改善に取り組まれています。
今回は、システム導入の決め手や導入後の変化について、ご担当者様にお話を伺いました。

限られた人員とスペースで効率よく業務を遂行するため、課題の解決を迫られていた

ー はじめに、地籍調査事業の業務内容を教えてください。

熊本県内の市町村が実施している、国土調査法に基づく地籍調査の成果の認証、精度管理の検査、補助金の交付等の多岐にわたる業務を行い、地籍調査を推進しています。

ー kintone を導入した理由を教えてください。

これまでは必要な資料の授受を、県と市町村の間で持参及び郵送、メールで行っていました。資料の修正が発生した場合には、修正指示や質問をメールや電話でやりとりし、修正した資料を再び持参及び郵送、メールで往来させていました。このため、職員の時間と労力を大変要していました。

さらに、認証に係る資料は永年保存する必要があるため累年増加の一途を辿り、保管や検索に膨大な空間と時間を要していました。限られた人員とスペースで継続的に事業を進めるため、これらの課題の解決に迫られていました。

そんな折、同様の悩みを抱えていた宮崎県が導入した地籍調査事業成果認証・管理システムの成功事例を聞き、実際に使用感を確認したところ有益性を確信し、熊本県国土調査推進協議会でも導入を目指すことにしました。

システム導入による費用対効果は、年間約４千万円の価値があると試算

ーkintone を導入してみて、業務に変化はありましたか？

県と市町村の職員が手動にて集成及び修正していた作業を当システムで自動化することにより、毎月6日分の作業削減が見込まれます。また、市町村の職員が県へ資料を持参していた輸送時間コストの削減が見込まれます。これらを合算したシステム導入による申請手続きに係る時間と労力の縮減の費用対効果は、県・15市町村18ユーザーの人件費のうち年間約４千万円の価値と試算しています。

ー kintone の評判はいかがでしょうか？

職員からは以下の評判を得ています。

• 資料の送受信がオンタイムでかつメール通知もあるので、送受信から時間をおかずにすぐに対応できる。
• 遠隔地から資料を持参せずに済むので、輸送時間とコストを大幅に縮減できる。
• 誰がいつ修正したのか、「履歴」で確認できるので修正箇所の管理がしやすい。
• 以前はメールで送受信できるファイルの容量に制限があったため、資料の送受信だけでも大変な手間暇がかかったが、そのストレスが解消した。
• 超大なメールに資料が埋もれることがなくなった。
• 認証申請する資料を事前に過去のデータで検証することができるため、ミスが激減した。
• 自動化することにより作業が楽になり、別の作業に時間を割けるようになった。

今後は利用者と利用範囲を拡大し、地籍業務全体を支援できるようなシステムにしていきたい

ー パートナー（イー・アンド・エム）の対応はいかがでしたか？

確度の高い情報を迅速に提供いただき、また技術的に正確な情報に裏打ちされた提案をしていただきました。おかげでパートナーとして信頼することができ、安心して導入を進められました。

当方の作成した資料の検証や、不足した知識に対する技術的な助言もいただいたので、無駄なく順調に導入を図ることができました。開発に当たっても、改善案を提案いただいたり、段階ごとに仕様の確認をしていただくなど、細かな検証をしながら進められたため、満足度の高いシステムを構築することができました。

ー 現在の課題や目標、今後の予定があれば教えてください。

宮崎県が既に導入していたシステムを基盤にしたため、開発時には見落としてた市町村から県へ提出される公文のフォルダーの追加やフォルダー番号の補筆など、ユーザー自身が更に使いやすいよう微補正をしています。

システムには将来的に国を含めた全自治体が利用できる汎用性と、補助申請等の他業務に利用できる拡張性を持たせているので、令和７年度の稼働を目指して工程別検査システム、工程検査スケジュール管理システムの作成を構想しています。
さらに予算・補助金管理システムを構築し、kintoneを利用して地籍業務全体を支援できるようにしたいです。