導入事例2-株式会社アクルス

Excelに限界を感じkintoneを導入。データ管理が簡単・スムーズに。

株式会社アクルス様は、婚礼用の贈答・席札ワインの販売等を行っています。
Excelでのデータ管理に限界を感じ、kintoneを導入し業務改善に取り組まれています。
今回は、kintone導入の決め手や導入後の変化について、常務の山本様にお話を伺いました。

Excelによる受注管理に限界を感じていた

ー はじめに、株式会社アクルス様の事業内容を教えてください。

山本様：株式会社アクルスは小松酒類販売株式会社を母体とする会社です。「婚礼用の贈答・席札ワイン」や「お子様の出産内祝い」を販売しています。また、ふるさと納税返礼品のワインも販売しています。

• ふるさと納税返礼品の販売
• 婚礼用ギフト 席札ワイン・焼酎の販売
• 料飲用 オリジナルラベルワインの販売
• 法人のお客様向け 記念品・販促品の販売

ー kintone を導入した理由を教えてください。

山本様：Excelによる受注管理に限界を感じており、受注管理のシステム化を検討していました。そんな折、受注管理のシステム化について、イー・アンド・エムに相談したところ、サイボウズの kintone を紹介され、導入したのがきっかけです。
また、以前からお客様との連絡用にサイボウズのメールワイズを活用しており、サイボウズ製品に不安がなかったのも導入理由のひとつです。

kintone による業務改善により、従業員を増やすことなく、新規事業に対応することができた

ー Excelから kintone に移行してみて、業務に変化はありましたか？kintone 導入後の効果や感想をお聞かせください。

山本様：復旧作業の解消、業務属人化の解消、マスター化の重要性の3つの観点で効果を感じています。

• 復旧作業の解消
  Excelのマクロを駆使していたこともあり、ファイル破損時の復旧に時間を要していましたが、このような復旧作業がなくなりました。
• 業務属人化の解消
  以前は、ある商品の受注業務は１人しかできない業務でしたが、kintone 導入後は、すべての従業員ができるようになりました。
• マスター化の重要性
  kintone を導入してマスター化の重要性を知りました。これまでExcelで商品情報を管理しており、新規の商品を廃盤商品の列に上書き登録するなど、商品情報の管理場所が従業員に周知できていない（情報共有できていない）状態でした。kintone で商品情報をマスター化することで、情報の整理ができるようになり、すべての従業員が参照できる（情報共有できる）ようになりました。

ー kintone の社内評判はいかがでしょうか？

山本様：婚礼用の贈答・席札ワインでは、受注情報として席次表を取り扱いますが、席次表は変更依頼が多く、発注側（プランナーさん）と受注側双方の負担になっています。Excelによる席次変更はコピー・ペーストを多用する大変な作業でしたが、kintone では簡単に席次変更できるようになり、発注側と受注側双方の負担が軽減しました。

山本様：また、kintone による受注管理は、席次表を CSVファイル でインポートできるため、データ登録時の入力誤り削減や送り状の確認作業も省略できるようになりました。婚礼業界における業務改善は過渡期であり、席次表を CSVファイルで提供いただける式場は全体の10%〜20%程度ですが、今後の拡大に期待しています。

山本様：kintone 導入後、ふるさと納税返礼品の販売を開始しました。通常であれば、新規事業のために従業員を増やすところですが、kintone による業務改善により、従業員を増やすことなく、新規事業に対応することができました。

「今までの当たり前」は「ほんとうに必要なものなのか」を見直す機会になった

ー パートナー（イー・アンド・エム）の対応はいかがでしたか？

山本様：当初、私たちが必要としているシステムとはどんなものなのか、どんな機能が必要なのか、うまく説明することができず、情報を共有することの難しさを感じていました。振り返ってみると、そこには私たち自身に「ほんとうに必要なもの」が不明瞭で、ビジョンがなかったからです。
しかしながら、幾度となく打合せをしていただき、 細部にわたる丁寧なヒアリングを通し、「ニーズ」を分析していただくことで、そのビジョンが少しずつ明確になっていきました。また、同時に「今までの当たり前」は「ほんとうに必要なものなのか」を見直す機会を与えてくださったことも、大きな成果の一つです。
ビジョンを明確にし、「必要なもの」と「そうでないもの」を整理する作業は「断捨離」と同じで、その量の膨大さから心が折れそうになりましたが、最後まで手厚くサポートして頂いたおかげで「ほんとうに必要なもの」に辿り着くことができました。感謝の気持ちでいっぱいです。

ー 現在の課題や目標、今後の業務改善（予定）があれば教えてください。

山本様：社内の情報共有は勿論のこと、発注先との情報共有が重要と考えています。発注側と受注側で商品マスターを共有できておらず、発注先から廃盤商品が発注されるなど、発注側と話が合わない状況があります。発注先と繋がることができれば、このような誤った情報のやりとりが減少し、さらに業務改善できるものと思っています。